リターンリクエストについて理解できていない部分があると思われます。

リターンラベルを送ったからといって、バイヤーがすぐに返品をしなければならないわけではありません。
また、実際には返送をしていても、バイヤーがリターンリクエストのステータスを変更しなければ、リターンリクエスト上では発送されていない状態が続きます。

「ask eBay to step in」（eBayへ介入を要請する）

バイヤーが商品を発送した後でも、ebayへの介入の要請は可能です。
リターンラベルを送ったことと、バイヤーがebayに介入を要請できるかは関係がありません。
期限内にリターンラベルを送って、バイヤーが商品を発送していなければ、その時点では強制返金されないだけです。
また、ケースにエスカレートされてもアカウントにディフェクトはつきません。
エスカレートされたケースでバイヤー有利で判定された場合に、アカウントにディフェクトが付きます。

バイヤーが商品を発送したが、リターンリクエスト上のステータスは未発送のままとなっている。
その商品が既に戻ってきた。
この場合はセラーがリターンリクエスト上から返金を行い、リクエストをクローズする必要があります。
ステータスが未発送となっているからといって放置をした場合、バイヤーはebayに介入を依頼することが可能です。
この場合、ebayはセラーが提供したリターンラベルのトラッキングナンバー、もしくはバイヤーが報告したトラッキングナンバーをもとに判断します。
バイヤーがebayに介入を依頼した時点でケースにエスカレート、配達が確認できれば強制的に返金がおこなわれてディフェクトがカウントされます。
ケースにエスカレートされた時点でセラーの操作では返金が出来なくなるため、その前に返金を行う必要があります。

同じような状況で期限が経過してしまいリターンリクエストがクローズ、その後に商品が戻ってきた。
この場合はebayに連絡をして返金を行います。
リターンリクエストがクローズしてもバイヤーはebayへの介入を依頼することは可能であり、介入を依頼されればebayはトラッキングナンバーをもとに判断っをします。
期限内に戻らなかったことは返金を拒否する理由にならないので注意が必要です。